เทคนิคเขียนเมลแบบมืออาชีพ

ในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ใช้อีเมลเป็นตัวกลางในการสื่อสาร เรื่องของการเขีนอีเมลนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากการติดต่อธุรกิจโดยใช้อีเมลในนามบริษัทนั้นจะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพ และดูน่าเชื่อถือมากขึ้น  นอกเหนือจากเรื่องความเป็นมืออาชีพและดูน่าเชื่อถือนั้น การเขียนอีเมลให้ดูน่าสนใจ และคำพูดที่ใช้ในการติดต่อธุรกิจก็สำคัญมากเช่นกัน ทาง Chessstudio รับทำเว็บไซต์ มีเทคนิคการเขียนอีเมลมาฝากทุกท่าน ไปดูกันเลย

ในการเขียนอีเมลนั้น เริ่มจากรูปแบบและการใช้ภาษาในการเขียนอีเมล สามารถบ่งบอกได้ถึงความมีมาตรฐานของบริษัทว่ามีตัวตนอยู่จริง และทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถแชร์รูปแบบการเขียนอีเมลให้กับเพื่อนร่วมงานหรือทีมงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับคนในองค์กรมากขึ้น มีขั้นตอนดังนี้      

เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน เข้าใจง่าย และบอกถึงประเด็นสำคัญในอีเมล

การเขียนหัวข้ออีเมลถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะถ้าคุณเขียนไม่ชัดเจนอาจทำให้ผู้รับเข้าใจผิดคิดว่าเป็นสแปมและกดลบทิ้งไปทั้งที่ยังไม่ได้เปิดดูด้วยซ้ำ  โดยหัวข้ออีเมลที่ดีไม่ควรยาวเกินไป และไม่สั้นจนจับใจความสำคัญไม่ได้ ควรใส่ประเด็นสำคัญที่คุณกล่าวถึงในอีเมลแต่เป็นข้อความสั้น ๆ เช่น สรุปค่าใช้จ่ายไตรมาส4 ประจำปี 2562 เป็นต้น

เขียนคำขึ้นต้น และ คำลงท้ายจดหมาย เป็นทางการ

• การเขียนคำขึ้นต้นควรทราบชื่อ ตำแหน่ง แผนก หรือองค์กร ที่เราจะติดต่อของผู้รับอีเมลให้ถูกต้องก่อนส่งอีเมล เช่น เรียน คุณอันนา แผนกการเงิน (สำหรัใช้ในองค์กร) และ เรียน คุณกานต์ Chess Broker (สำหรับนอกองค์กร)  
• ส่วนการเขียนคำลงท้าย ควรใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมล เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ เป็นต้น

ข้อความในอีเมล ควรเน้นข้อความสำคัญ ใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่าย

ควรเขียนให้มีใจความสำคัญมากที่สุดและเน้นแบบแผนที่เป็นทางการ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ แนะนำให้สร้างตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ ข้อความที่เป็น ข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านได้อีกด้วย ควรแจ้งสิ่งที่

ต้องการในข้อความให้ชัดเจน

หากต้องการให้ผู้รับตอบรับอีเมล หรือ ตอบกลับอีเมล ควรระบุ ชื่อ – นามสกุล ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณไว้ที่ท้ายอีเมล รวมถึงใส่ประโยคคำถาม หรือประโยคแจ้งขอให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนเอาไว้ด้วย เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในจุดประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน เช่น “เมื่อคุณได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับ…” หรือ  “กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่…” เป็นต้น

ใส่ข้อมูล สำหรับการติดต่อกลับที่ท้ายอีเมล

หากคุณได้ใส่ข้อความ หรือรายละเอียด ครบถ้วนตามที่ต้องการแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูล สำหรับการติดต่อกลับไว้ในตอนท้ายของข้อความด้วย เพื่อแจ้งให้ชัดเจนว่า คุณคือใคร, ทำงานในตำแหน่งใด, และติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรใด เพื่อความสะดวกรวดเร็วและช่วยให้ไม่ลืมที่จะใส่ข้อมูลการติดต่อ คุณอาจจะสร้างข้อมูลลงท้ายในส่วนนี้ เป็นลักษณะคล้ายนามบัตรแนบต่อท้ายไปแบบอัตโนมัติ

พอเข้าใจเทคนิคเบื้องต้นกันแล้วนะคะ อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อความ การเว้นวรรค หรือไวยากรณ์ ให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารอีกทั้งอยากเพื่อนๆลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ และยังมีส่วนช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูน่าเชื่อถือได้มากขึ้น